Algemene voorwaarden & privacybeleid
Eveline Office Partner
Versie september 2026
1. Identiteit
Deze algemene voorwaarden en dit privacybeleid zijn van toepassing op:
Eveline De Craemer CommV
handelend onder de naam Eveline Office Partner
Oude Staatsbaan 139A
9990 Maldegem
Ondernemingsnummer: 1008.912.044
BTW-nummer: BE 1008.912.044
E-mail: info@evelinedecraemer.be
Hierna genoemd: “Eveline Office Partner”.
ALGEMENE VOORWAARDEN
2. Toepassing
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en diensten van Eveline Office Partner.
De dienstverlening is uitsluitend gericht op professionele klanten en ondernemingen gevestigd in België en niet op consumenten.
Een samenwerking komt tot stand zodra de klant een offerte, opdrachtbevestiging of ander schriftelijk voorstel aanvaardt, of wanneer Eveline Office Partner op uitdrukkelijk verzoek van de klant met de werkzaamheden begint.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer ze schriftelijk werden overeengekomen. Bij tegenstrijdigheid hebben uitdrukkelijk overeengekomen bijzondere voorwaarden voorrang.
3. Dienstverlening
Eveline Office Partner biedt zelfstandige administratieve, organisatorische en operationele ondersteuning. Dit kan onder meer betrekking hebben op:
facturatie en administratieve opvolging;
mailbox- en documentbeheer;
planning en teamondersteuning;
stock- en bestelbeheer;
klanten- en leveranciersopvolging;
ondersteuning bij boekhoudkundige processen;
interne organisatie en werkprocessen;
algemene office managementtaken.
De concrete inhoud, planning en werkwijze worden per opdracht met de klant afgesproken.
Eveline Office Partner voert haar werkzaamheden zelfstandig, zorgvuldig en professioneel uit. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, gaat het om een inspanningsverbintenis en wordt geen specifiek commercieel, financieel of ander resultaat gegarandeerd.
De samenwerking vindt plaats tussen zelfstandige ondernemingen en creëert geen arbeidsovereenkomst of gezagsverhouding.
4. Tarieven, kosten en facturatie
De dienstverlening gebeurt tegen het vooraf overeengekomen uurtarief, een vaste prijs, een pakketprijs of een andere schriftelijk afgesproken prijsformule.
De gepresteerde tijd wordt geregistreerd en in principe maandelijks gefactureerd. Alle tarieven zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Bijkomende werkzaamheden die buiten de overeengekomen opdracht vallen, kunnen na overleg afzonderlijk worden aangerekend. Ook verplaatsingskosten, verplaatsingstijd en andere noodzakelijke kosten kunnen worden aangerekend wanneer dit vooraf werd overeengekomen.
Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na de factuurdatum.
Een betwisting van een factuur moet zo snel mogelijk schriftelijk en gemotiveerd worden meegedeeld. Het niet-betwiste gedeelte blijft betaalbaar.
Bij laattijdige betaling kunnen van rechtswege de interesten en vergoedingen verschuldigd zijn die voorzien zijn in de Belgische wetgeving betreffende betalingsachterstand bij handelstransacties.
Wanneer opeisbare facturen onbetaald blijven, kan Eveline Office Partner na schriftelijke aanmaning haar werkzaamheden tijdelijk opschorten.
5. Verplichtingen van de klant
De klant verstrekt tijdig alle informatie, documenten, instructies, toegangsrechten en medewerking die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht.
De klant staat in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de verstrekte informatie. Eveline Office Partner mag hierop vertrouwen, tenzij duidelijk is dat de informatie onjuist, onvolledig of tegenstrijdig is.
Wanneer informatie of medewerking niet tijdig wordt verstrekt, kunnen de daaruit voortvloeiende vertragingen en bijkomende werkzaamheden niet aan Eveline Office Partner worden toegerekend.
De klant staat er eveneens voor in dat hij gerechtigd is om de nodige toegang tot documenten, gegevens, software en accounts te verlenen.
6. Handelingen en financiële verrichtingen
Wanneer Eveline Office Partner administratieve, operationele of financiële handelingen uitvoert namens de klant, gebeurt dit uitsluitend binnen de overeengekomen opdracht en op basis van de verstrekte informatie, instructies en bevoegdheden.
Bij onduidelijke, tegenstrijdige, onvolledige of ongebruikelijke instructies mag Eveline Office Partner bijkomende informatie of een schriftelijke bevestiging vragen en de uitvoering tijdelijk opschorten.
Voor handelingen met belangrijke financiële, juridische of operationele gevolgen kan voorafgaande goedkeuring van de klant worden gevraagd.
Bij financiële verrichtingen kan een bijkomende controle worden gevraagd, bijvoorbeeld bij een ongebruikelijk bedrag, een nieuwe begunstigde of gewijzigde bankgegevens. Partijen kunnen afspreken dat Eveline Office Partner een betaling voorbereidt, maar dat de klant deze finaal controleert en goedkeurt.
7. Systemen, accounts en beveiliging
Voor de uitvoering van de opdracht kan Eveline Office Partner toegang krijgen tot onder meer mailboxen, boekhoudsoftware, CRM-systemen, cloudomgevingen, planningssystemen en, indien uitdrukkelijk overeengekomen, bank- of betalingsomgevingen.
Deze toegang wordt uitsluitend gebruikt voor de overeengekomen werkzaamheden en binnen de verleende bevoegdheden.
Wachtwoorden en vertrouwelijke toegangsgegevens worden zorgvuldig behandeld en niet zonder toestemming aan onbevoegde derden meegedeeld.
De klant blijft verantwoordelijk voor het algemene beheer en de beveiliging van zijn IT-omgeving, licenties, toegangsrechten en back-ups, tenzij schriftelijk anders werd overeengekomen.
8. Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens
Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie waarvan zij tijdens de samenwerking kennis krijgen als vertrouwelijk. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de opdracht en niet zonder toestemming aan derden meegedeeld, behalve wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Deze verplichting blijft ook na het einde van de samenwerking gelden.
Eveline Office Partner behandelt persoonsgegevens volgens de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving. De verwerking voor haar eigen bedrijfsvoering wordt verder toegelicht in het privacybeleid hieronder.
Wanneer Eveline Office Partner persoonsgegevens verwerkt in opdracht en voor rekening van de klant, sluiten partijen indien vereist een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verstrekte persoonsgegevens en verwerkingsopdrachten.
9. Aansprakelijkheid
Eveline Office Partner is uitsluitend aansprakelijk voor rechtstreeks aantoonbare schade die het voorzienbare gevolg is van een aan haar toerekenbare contractuele fout.
Eveline Office Partner is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:
onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie of instructies van de klant;
beslissingen die de klant op basis van de dienstverlening neemt;
storingen, beveiligingsincidenten, gegevensverlies of onbeschikbaarheid bij software, IT-systemen, cloudproviders, telecommunicatiediensten, bankplatformen of andere externe diensten waarop Eveline Office Partner geen redelijke controle heeft;
indirecte schade, zoals winstderving, omzetverlies, verlies van commerciële kansen of reputatieschade, voor zover een dergelijke beperking wettelijk is toegestaan.
Wanneer Eveline Office Partner rechtsgeldig aansprakelijk is, wordt haar aansprakelijkheid, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat haar beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeraar voor het schadegeval uitkeert, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.
Wanneer geen verzekeringsdekking van toepassing is, wordt de aansprakelijkheid beperkt tot de vergoedingen exclusief btw die de betrokken klant gedurende de twaalf maanden vóór het schadeveroorzakende feit aan Eveline Office Partner heeft betaald. Wanneer de samenwerking minder dan twaalf maanden loopt, wordt rekening gehouden met de vergoedingen die sinds de start van de samenwerking werden betaald.
Deze beperkingen gelden niet wanneer een uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid volgens het dwingende Belgische recht niet is toegestaan.
10. Geen gespecialiseerd advies
Eveline Office Partner verleent administratieve en organisatorische ondersteuning. De dienstverlening vormt geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig, sociaalrechtelijk of ander gereglementeerd professioneel advies.
Wanneer gespecialiseerde expertise nodig is, kan Eveline Office Partner adviseren om een accountant, advocaat, sociaal secretariaat of andere bevoegde deskundige te raadplegen.
De uiteindelijke bedrijfsbeslissingen blijven de verantwoordelijkheid van de klant.
11. Annulering
Wanneer de klant een gereserveerde werkdag of een ander ingepland tijdsblok minder dan 48 uur vóór het overeengekomen aanvangstijdstip annuleert, kan Eveline Office Partner 50% van de gereserveerde uren aanrekenen.
Deze vergoeding wordt niet aangerekend bij overmacht of wanneer partijen onderling een andere regeling treffen.
12. Overmacht
Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering als gevolg van omstandigheden buiten haar redelijke controle.
De getroffen partij brengt de andere partij zo snel mogelijk op de hoogte. De betrokken verplichtingen worden tijdens de overmachtsperiode opgeschort.
Wanneer verdere uitvoering redelijkerwijs niet meer mogelijk is, kan de betrokken opdracht worden beëindigd zonder schadevergoeding voor het niet-uitgevoerde gedeelte. Reeds uitgevoerde prestaties en gemaakte kosten blijven verschuldigd.
13. Duur en beëindiging
Een eenmalige opdracht eindigt na de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden.
Een structurele samenwerking van onbepaalde duur kan door elke partij schriftelijk worden beëindigd met een opzegtermijn van één maand, tenzij schriftelijk een andere termijn werd overeengekomen.
Bij een ernstige contractuele tekortkoming krijgt de betrokken partij, wanneer herstel mogelijk is, eerst een redelijke termijn om de tekortkoming recht te zetten. Indien dit niet gebeurt of verdere samenwerking redelijkerwijs niet meer kan worden verlangd, kan de overeenkomst worden beëindigd.
Alle prestaties en kosten tot aan de effectieve einddatum blijven verschuldigd.
14. Intellectuele eigendom en derden
Documenten, sjablonen, modellen, methodes, werkwijzen en andere materialen die door Eveline Office Partner werden ontwikkeld, blijven haar eigendom, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
De klant mag de specifiek voor hem opgeleverde documenten en materialen gebruiken voor zijn eigen professionele activiteiten.
Materialen, gegevens, merken en huisstijlelementen die door de klant worden aangeleverd, blijven eigendom van de klant of hun respectieve rechthebbenden.
Wanneer dit nuttig of noodzakelijk is, kan Eveline Office Partner na overleg externe dienstverleners inschakelen. Hun kosten worden niet zonder voorafgaand akkoord aan de klant doorgerekend.
15. Slotbepalingen
Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen geldig. De betrokken bepaling wordt waar nodig vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.
Eveline Office Partner kan deze voorwaarden aanpassen wanneer haar dienstverlening, bedrijfsvoering of de regelgeving wijzigt. Materiële wijzigingen voor een lopende samenwerking worden vooraf meegedeeld.
Partijen kunnen rechtsgeldig communiceren via e-mail en andere onderling gebruikte zakelijke communicatiekanalen. Belangrijke mededelingen over een beëindiging, ingebrekestelling of factuurbetwisting gebeuren bij voorkeur schriftelijk.
Op alle overeenkomsten is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. Partijen proberen geschillen eerst in onderling overleg op te lossen. Wanneer geen minnelijke oplossing wordt bereikt, zijn de rechtbanken bevoegd die volgens het Belgische recht bevoegd zijn, waarbij voor zover wettelijk toegestaan wordt gekozen voor het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Eveline Office Partner.
PRIVACYBELEID
16. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Dit privacybeleid is van toepassing op de persoonsgegevens van websitebezoekers, personen die contact opnemen, potentiële en bestaande klanten, leveranciers en andere professionele contacten.
Afhankelijk van het contact of de samenwerking kan Eveline Office Partner onder meer de volgende gegevens verwerken:
naam, bedrijfsnaam en functie;
e-mailadres en telefoonnummer;
adres-, ondernemings-, btw- en facturatiegegevens;
gegevens ingevuld via het contactformulier;
inhoud van e-mails en andere communicatie;
gegevens die nodig zijn voor offertes, opdrachten, facturatie en administratie;
technische gegevens die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website.
Eveline Office Partner vraagt niet bewust om gevoelige of bijzondere persoonsgegevens via de website. Gelieve dergelijke informatie niet via het contactformulier te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is.
17. Waarom en op welke basis worden gegevens verwerkt?
Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt om:
vragen en contactaanvragen te beantwoorden;
te communiceren met potentiële en bestaande klanten;
offertes en overeenkomsten voor te bereiden en uit te voeren;
opdrachten administratief op te volgen;
klanten-, leveranciers-, facturatie- en boekhoudkundige verplichtingen uit te voeren;
wettelijke en fiscale verplichtingen na te leven;
de website te beheren en beveiligen;
rechten in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
Deze verwerkingen gebeuren, afhankelijk van de situatie, op basis van de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming.
Wanneer toestemming de rechtsgrond vormt, kan deze steeds voor de toekomst worden ingetrokken.
18. Contactformulier en cookies
Wanneer je het contactformulier invult, worden de gegevens verwerkt die je zelf invoert. Deze worden gebruikt om je aanvraag te ontvangen, te behandelen en te beantwoorden.
Inzendingen kunnen worden opgeslagen binnen de websiteomgeving van Squarespace en worden doorgestuurd naar het zakelijke e-mailadres van Eveline Office Partner.
De website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën. Noodzakelijke cookies zorgen voor de correcte en veilige werking van de website. Andere cookies worden, wanneer wettelijk vereist, pas geplaatst nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven.
Via de cookiebanner kan de bezoeker zijn voorkeuren beheren.
19. Delen en bewaren van persoonsgegevens
Eveline Office Partner verkoopt geen persoonsgegevens.
Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, bedrijfsvoering of naleving van wettelijke verplichtingen. Dit kan onder meer gebeuren met:
Squarespace en andere technische websitepartners;
IT-, hosting-, cloud- en e-maildienstverleners;
de boekhouder of accountant;
professionele adviseurs;
bevoegde overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.
Deze partijen krijgen alleen toegang voor zover dit noodzakelijk is.
Bepaalde digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of opslaan. Wanneer dit gebeurt, wordt voor zover vereist gebruikgemaakt van een geldige doorgiftegrond en passende GDPR-waarborgen.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld. Gegevens waarvoor een wettelijke, boekhoudkundige of fiscale bewaarplicht geldt, worden gedurende de toepasselijke wettelijke termijn bewaard.
Contactgegevens die niet tot een samenwerking leiden, worden verwijderd zodra ze niet meer redelijkerwijs nodig zijn voor de opvolging van het contact.
20. Beveiliging
Eveline Office Partner neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of bekendmaking.
Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute beveiliging garanderen.
21. Jouw rechten
Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke rechtsgrond heb je onder de GDPR onder meer het recht om:
informatie en inzage te vragen;
onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
in bepaalde gevallen gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
toestemming in te trekken;
in de voorziene gevallen gegevens te laten overdragen.
Een verzoek kan worden gericht aan info@evelinedecraemer.be. Eveline Office Partner kan bijkomende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de aanvrager te controleren.
Wanneer je meent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kan je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.
Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
22. Wijzigingen
Eveline Office Partner kan dit document aanpassen wanneer haar dienstverlening, website, gebruikte technologieën of de toepasselijke regelgeving wijzigen.
De meest recente versie wordt steeds op de website gepubliceerd.